No.8 회사/직장인 '메일' 잘 쓰는 법

회사에서 직장인들이 많은 시간을 투자하는 것 중 하나가 아이러니하게도 '메일 쓰기'입니다.

왜 메일 쓰는 걸 '아이러니하게도' 라고 표현을 했냐면, 저는 한 때 이런 생각을 한 적이 있습니다. 
어떤 이는 메일을 쓰는 데만 해도 하루 업무 시간의 대부분을 투자하는 듯이 보입니다. 반면, 어떤 이는 메일을 하루에 한 통도 쓰지 않고 다른 일만 하는 경우가 있습니다. 누군 중요한 일을 했고, 누군 중요하지 않은 일을 한 걸까요? 저는 그 당시엔 답을 내릴 수 없었지만, 지금은 확실히 그렇지 않다고 생각합니다. 메일쓰는 것도 업무 중 하나죠. (물론 메일 작성에 엄청난 공과 시간을 들여 다른 업무에 지장을 주면 안되겠죠? ^_^;;)

 

회사에서 대부분의 일은 메일을 통해 시작되는 것들이 많습니다. 그런 중요한 일에 시간을 투자하는 건 당연한 일입니다. 그리고 메일을 어떻게 쓰느냐에 따라서 메일을 수신하는 사람들의 그 다음 STEP이 달라집니다. 혹자는 무슨 말인지 이해를 못하고, 다시 전화해서 물어보거나, 이해가 안되니 메일을 일단 끄고 미뤄놨다가 기한을 놓칩니다. 반면 누군가는 메일을 수신한 후 내용을 파악하고, 바로 일을 진행하죠. 저는 오늘 메일 수신인들이 후자처럼 느낄 수 있도록 메일을 어떻게 하면 잘 쓸 수 있을 것인가에 대해 글을 써보려고 합니다.  그럼 얘기 시작해보겠습니다. 

 

메일은 여러가지 유형이 있겠습니만, 굳이 카테고라이징을 하자면 크게 3가지 정도로 묶을 수 있겠습니다.  

1. 공지  /  2. 문의  /  3. 단순회신

 

1. 공지

- 물론 공지 안에도 굉장히 많은 유형이 있지만 크게 '공지'로 묶겠습니다. 공지 메일을 보낼 때, 제일 중요한 것은 무엇일까요? 바로

일정과 내용 요점이죠. 단순한 듯 보이지만 제대로 요약되지 않은 공지메일은 수신인으로 하여금 혼란을 일으킬 수 있습니다. 

그럼 공지 메일의 good&bad 사례를 들어보죠.

 

①good : 우선 제목에 핵심 내용을 key point로 요약하여 적습니다. 공지는 그 공지 내용과 일정이 최우선입니다. 그리고 아래 메일 내용처럼 상대방이 딱딱하게 느끼지 않게 간단한 안부를 묻는 것도 tip이며, 일정을 글로 늘여쓰지 않고 아래와 같이 목차식으로 정리해서 쓰는 것이 수신인이 한 눈에 내용을 파악하기에 용이합니다.  

good

②. bad : 아래 메일과 같이 글줄로 늘여쓰는 공지메일은 최악입니다. 수신인 입장에서 정보를 하나하나 찾아야하는 수고로움이 있으며, 저런 메일을 일단 읽기가 싫죠? 결국 원하는 바를 파악하지 못하기도 하고, 중요한 내용을 전달하는 것이 공지인데 그것에 실패할 때가 많습니다. 아래 내용이 쉬워도 저렇게 읽기 더러운데, 하물며 회사 업무에 관한 공지면 오죽할까요? ^^ 회사 생활 하다보면 메일 이런 식으로 보내는 사람들 부지기수입니다. ㅎ.ㅎ

bad

2. 문의

- 문의 메일은 위와 같이 ㄱ. 먼저 메일이 왔을 때 회신으로 문의하는 경우와, ㄴ. 업무를 진행하다 문의사항이 생길 시 메일을 보내는 두 가지 유형이 있습니다. 문의 메일은 이 세 가지만 지켜주시면 됩니다.

① 예의

- 다른 메일보다 문의 메일은 예의를 갖춰 진행하는 것이 필수입니다. 두 경우 모두 마찬가지입니다. 설령 상대의 설명이 부족했다 할지라도, 예의를 갖춥시다.

② 정확하게 물어보기

- 문의하고자 하는 바를 정확하게 물어봅시다. 문의를 받는 사람 입장에서는 문의 자체가 명확하지 않으면 다시금 또 재문의를 해야하는 번거로움이 있습니다. 

③ 문의하기 전에 찾아보기

- 문의를 하는 것들 중 대부분은 조금만 노력하면 본인 팀원들 혹은 주변 동기들, 친한 선배들을 통해 정보를 얻을 수 있는 것들입니다. 무작정 급하게 문의하기 전에, 본인이 최대한 알아볼 수 있는 방면으로 알아보고 난 후 그래도 정보가 없는 경우 문의하는 것이 맞는

절차입니다. 

 

3. 단순 회신

- 단순 회신 메일은 크게 어려운 건 없습니다만, 두 가지 포인트가 있습니다. 

① 일정 맞추기

- 회신 요청메일에 제일 중요한 것은 일정 맞추기입니다. 요청을 받은 일자 내에 회신을 할 수 있도록 노력해야합니다. 

아 노력이 아니죠. must입니다. ^_^

② 받은 메일에 reply하기

- 회신을 할 때, 기존에 받은 메일에 reply하지 않고 새로운 메일쓰기로 다시 쓰는 경우가 종종 있습니다. 취합의 경우는 제목으로 메일을 필터링해서 정리하는 경우들도 있기 때문에 새로운 메일쓰기보다는 reply로 회신하는 것이 서로에게 편합니다. 

 

이상 직장인 메일쓰기에 대한 내용 정리였습니다. 

 

오늘도 많은 직장인분들과 사회 초년생 분들께 조금이나마 도움이 됐으면 하는 마음으로 이만 줄이겠습니다. :)

 

항상 글 읽어주셔서 감사합니다. 

 

PS. 어제 누워서 유튭을 보다가, 진짜 재미있고 유익한 영상을 하나 발견했습니다. 최근 '하알라'라는 유튜버의 가족시트콤 채널이 너무 웃겨서 그 영상 보는 재미에 살고 있는데, 거기 하알라의 아버지가 대기업 임원 출신이시라고 합니다. 해서, 영상에서는 아버지가 성공하는 직장인이 되기 위한 팁을 몇 가지 주시는데, 정말 현실적인 내용이어서 공유드리고 싶단 생각을 했습니다. ㅎㅎ 이렇게 공유해도 되나 싶긴한데,(문제되는 부분 없겠죠?) 너무 재밌어서 유툽 링크 공유드립니다. 

'하알라' -슬기로운 직장생활 편-

https://www.youtube.com/watch?v=3g18o_AiZ08