No.10 회사 '폴더/파일 관리' 잘하는 법

회사 컴퓨터 바탕화면 다들 어떻게 생기셨어요?

제가 원래 처음에 글 시작할 때, 주변 환기를 시키기 위해 질문을 던지곤 하는데, 오늘은 진짜 궁금하네요 ㅎㅎㅎ

바탕화면 다들 어떠세요? 폴더 몇 개만 있고 끝인가요? 아니며 바탕화면이 파일과 폴더로 전체가 꽉 찼나요?

참고로 저는 바탕화면에는 자주 보는 파일 외엔 나름 깔끔하게 정리되어있는 편입니다.  

 

오늘은 회사에서 일하다보면 생각보다 복잡하고 어려운, 어떻게 정리하면 좋을지 감을 잡기 어려운 폴더/파일 관리에 대해 얘기를 해보고자 합니다. 회사에서 정신없이 일하다 보면 어느 새 바탕화면이 엑셀, 워드, PPT 파일로 가득찬 걸 발견할 수 있죠. 이게 생각보다 경험이 쌓이지 않으면 처음엔 쉽지 않은 내용이라서 신입사원 분들에게는 이 내용으로 강의하시는 분들도 많은 걸로 알고 있습니다. 

근데 제가 누굽니까. 바로 맛집 블로거 아닙니까? 흠흠,,, 아, 죄송합니다. 아니죠, 회사생활 꿀팁 블로거 아닙니까 제가~ㅎㅎ 제가 감히 강의를 할만큼의 지적 수준은 안되지만, 그래도 모든 직장인 분들과 사회 초년생 분들이 다 써도 이질감이 없는 가장 기본적이고 좋은 방법을 설명드리도록 하겠습니다. 처음부터 이렇게 관리하시면 크게 바탕화면이 지저분해질 일도 없고, 파일을 찾을 때도 어렵지 않게 찾게 되실 겁니다. 퇴사할 때까지, 쭈-욱 오늘 말씀드린 방법으로 관리하다가 집에 가시면 됩니다. ^_^

 

자, 그럼 시작하겠습니다. 

 

1. 파일/폴더 관리(팀 > 연도 > 업무 > 상세 업무)

저는 파일/폴더를 아래와 같은 단계로 만들어서 관리합니다. 

우선은 내가 현재 어느 팀에 있는지를 명시합니다. 저희는 한 팀에만 머물지는 않죠? 모두 떠돌이 생활을 할 것이기 때문에 우선 팀명으로 폴더를 하나 만들고, 그 안에 연도별로 폴더를 만듭니다. 뭐 회사마다 다르고, 팀마다 다르겠지만 보통은 같은 팀이어도 업무는 바뀔 수 있기 때문에 그렇죠. 그리고 이제 그 연도별 폴더 안에 업무별 폴더를 만듭니다. 그리고 그 안으로 이제 세세한 하나하나의 파일이 들어가게 되는거죠. 이렇게 되면 시간이 지나도, 다른 팀으로 이동발령이 나도 언제 어떤 일을 했는지 색인도 쉽고, 관리도 쉽겠죠?

아래 사진이 그 예시입니다. 

2. 바탕화면 관리 _ 위치는 편한대로(위 : 작업중 파일 / 우 : 자주 찾는 참고자료 / 메모장 : 항상 보는 수식) 

- 우선 1번과 같이 관리를 하면 바탕화면은 아주 깔끔하게 정리가 될 겁니다. 엑셀로 화면이 가득찬 바탕화면은 이제 없겠죠?

그러면 바탕화면에 아무것도 두질 않느냐. 아닙니다. 모든 파일을 전부 저렇게 넣어버리면 그건 또 아주 불편합니다. 

그럼 어쩌란 말이냐구요?ㅎㅎ 그래서 필요한 것들은 밖으로 꺼내두는 겁니다. 어떤 걸 꺼내두어야 하는지 한 번 같이 보시죠.

 

① 위쪽 : 현재 작업중인 파일을 꺼내놔라

저 같은 경우는 위쪽에는 현재 작업중인 파일을 꺼내놓습니다. 문서를 작업하고 있다면 해당 문서를, 취합 중인 내용이 있다면 그 파일을 꺼내놓죠. 그리고 그 업무가 완료되면 그 파일을 위의 해당 업무 폴더로 쏘-옥 넣어버립니다. 

 

② 스티커 메모 : 자주 쓰지만 잘 안 외워지는 것들을 적어놔라

그리고 하나의 중요한 팁이 바로 스티커 메모죠. 업무 진행하다보면 파일 작성할 때 자주 쓰는 건데 꼭 외우지 못하는 내용들이 몇 개씩 있을 겁니다. 그런 내용을 적어둡니다. 저 같은 경우는 회사에서 업무 진행할 때 품의를 쓰는 전결라인이나, CAGR(연평균성장률) 수식 등을 적어놓곤 하죠. 아 그리고 계정이 워낙 많아서 이런저런 계정의 ID/PW도 적어둡니다. 

 

③ 우측 하단 : 자주 열어봐야하는 참고자료를 꺼내놔라

마지막으로 우측하단에는 참고 자료로 쓰이는 파일을 꺼내둡니다. 예를 들면, 저는 회사에서 쓰이는 PPT/워드 양식이나 담당하고 있는 업무의 용어집, 그리고 저희 사업부 각 팀의 정보 등이 적혀있는 파일들을 꺼내두고 업무할 때 찾아봐야 할 게 생길 때마다 바로바로 파일을 켜서 확인해봅니다. 이런 것마저 폴더 안에 다 넣어버리면 아주 골 때리겠죠? 회사에선 이런 식으로 업무 시간을 단축하는 노하우가 있어야 합니다. 그래야 집에 빨리 갈 수 있고, 블로그에 맛집 포스팅도 하고 하겠죠. 

자, 여기까지입니다. 어떻게 조금 도움이 되셨나요? 

이상 잡종 블로거 최선생의 파일/폴더 현명하게 관리하는 법이었습니다. 

오늘도 봐주셔서 너무 감사드리며, 저만의 파일/폴더 관리 노하우가 여러분들의 업무 시간 단축에 조금이나마

도움이 됐으면 하는 마음입니다. 항상 웃으면서, 행복한 하루 보내십쇼. 

 

감사합니다 ^_^