No 1. 문서작성의 기초

2015년 9월, 약 1달 반의 인턴 생활과 2주 간의 연수를 마치고 정식으로 발령이 났습니다. 

 

발령난 팀은 나의 첫 팀이자 지금까지 근무하고 있는 사업부의 전략팀. 

 

제 머릿속에서의 전략팀은 회사에서 아주 주요한 업무를 하는 팀이었고,

그만큼 능력이 되는 사람들이 가는 곳이라고 생각했고, 실제로 제가 본 우리 팀 선배들과 팀장님은

굉장히 능력있는 분들이었습니다. 

 

그에 반해 이제 갓 신입사원으로 입사한 한낱 병아리 나부랭이가 전략팀 담당으로 입사를 하니,

나름 넓다고 자부하는 제 어깨는 한껏 짜부러졌었죠.

 

팀에 인사를 드리고, 저에게 떨어진 첫 미션은 두꺼운 50장짜리 PPT자료를 워드 한 장으로 정리해서 

팀원에게 공유를 하라는 것이었습니다. 

 

당시 제가 만든 자료를 너무나도 보여드리고 싶은데 제 파일함에 없는 걸 보니

그 당시 창피함에 빛의 속도로 파일을 삭제했나봅니다. 

 

아무튼 제가 만든 자료는 4년제 대학을 졸업하고, 법학을 전공한 나름 배운 사람의 자료가 아니었습니다. 

저에게 오더를 내린 선배는 아마 그 당시 저에게 욕을 하진 않았지만, 도대체 얘는 뭐하는 놈인가 하는 생각을 했을

거라고 이 자리를 빌어 조심스레 추측해봅니다. 

 

서론이 길었는데, 자 그러면 회사에서 문서 작성을 할 때는 어떻게 접근해야 하는지, 단순히 이론적인 내용을 떠나 

'회사'라는 사무공간의 특이성에 집중해보며, 문서 작성의 기초 꿀팁을 몇 가지 공유해보고자 합니다. 

 

① 사내 문서 작성 양식을 파악하라

- 팀이나 회사에서 공통적으로 사용하는 양식이 있는지를 먼저 파악하고, 선배들이 만드는 자료, 회사 메일로 전사 공유되는 자료, 팀에 하드카피로 나와있는 자료 등을 유심히 봅시다. '회사'라는 공간에서의 문서 작성은 대학교 레포트가 아닙니다. 사내에서 사용하고 있는 양식이 필히 있으니, 반드시 그 양식에 문서를 작성하는 것이 기본 중의 기본입니다. 

 

② 자주 사용하는 용어를 파악하라

- 회사에서는 자주 쓰는 용어는 정해져 있습니다. 예를 들어, 디지털 사업부에서 커머스 관련된 일을 하고 있다면 'ROAS', '검색 키워드', '고객 CDJ' 등 이런 전문적이지만 기본적으로 알아야 하는 용어들에 대해 검색과 질문을 활용하여 자세히 파악해보며 자료를 작성해봅시다. 

 

③ 문서를 활용하는 이가 누군인지를 파악하라

- 회사에서 내가 작성한 문서를 내가 활용하는 경우도 있지만, 팀장님이 가지고 회의에 들어가는 경우가 있고, 그 위의 상무님, 전무님이 가지고 회의에 들어가는 경우도 허다합니다. 그 자료를 누가 어떤 목적으로 활용하는지를 명확하게 파악하고 문서를 작성해야합니다. 그래야 목적에 맞는 문서(자료)를 작성할 수 있습니다. 사실 이 부분이 많은 사람들이 자료를 만들 때 간과하는 부분들입니다. 일을 두 번, 세 번 하지 않기 위해서는 이 부분을 꼭 기억해둡시다. 

 

④ 모든 자료는 '사실에 기반한 데이터'로 작성하라

- 회사에서의 대부분의 자료, 아니 좀 더 과장해서 모든 자료는 '숫자'가 기반이 되어야합니다. 따라서 숫자에 빠삭한 사람, 데이터를 잘 활용할 줄 아는 사람이 승자가 되는거죠. 문서 작성 시에는 항상 팩트를 기반으로 한 '숫자(데이터)'를 적극 활용하여 자료를 작성해보는 습관을 길러야 합니다. 

 

이상으로 4가지의 가장 기본적인 문서 작성법을 말해보았습니다. 자료를 작성하는 흐름이나 양식은 사람마다, 회사마다 다르지만 위의 네 가지는 모든 회사에 통용되는 사항으로 이제 갓 회사에 입사하는 사람이나, 아직도 자료 작성 시, 한 번에 OK를 받아내지 못하고 여러번 일을 하는 사람들은 위의 네 가지를 다시 한 번 마음속에 되새겨보며,

 

오늘의 꿀팁은 여기까지 마무리하겠습니다. (-.-)(_._)